ให้ทุกทีมรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไร ใส่ชื่องาน เวลาเริ่ม แล้วเพิ่มกิจกรรมพร้อมจำนวนนาที ผู้รับผิดชอบ และหมายเหตุคิวเสียงหรือไฟ ระบบคำนวณเวลาเริ่มและจบของทุกคิวต่อเนื่อง สรุปเวลารวม ได้ใบคิวรันงาน A4 พิมพ์แจกทีมงานได้ทันที
เผื่ออย่างน้อย 10% ของเวลารวม และเพิ่มช่วงเปลี่ยนฉาก เดินขึ้นลงเวที และซาวด์เช็ก เพราะงานจริงมักเลื่อนกว่าแผน
พิธีกร ทีมเทคนิคเสียงไฟ ทีมต้อนรับ ผู้จัดเลี้ยง ช่างภาพ และผู้ควบคุมงานทุกคน ควรส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน