รปภ. หมู่บ้านและนิติบุคคลคอนโดต้องจดผู้มาติดต่อทุกคน เครื่องมือนี้สร้างสมุดลงชื่อที่มีทั้งช่องชื่อ ทะเบียนรถ ห้องที่ไปติดต่อ เวลาเข้า-ออก และบอกว่ายังมีใครอยู่ข้างในกี่ราย พร้อมโหมดทำตารางเดินตรวจ กำหนดจุดตรวจและรอบเวลาให้พิมพ์ติดไว้ใช้ได้ทันที
ระบบถือว่าผู้นั้นยังอยู่ข้างใน และนับรวมในช่อง “ยังอยู่ข้างใน” ใต้ผลลัพธ์
ข้อมูลชื่อและทะเบียนรถเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ควรเก็บเท่าที่จำเป็นและติดป้ายแจ้งวัตถุประสงค์ในจุดลงชื่อ